Cette plateforme web collaborative permet aux départements et à leurs partenaires (organisateurs d'atelier, de formation et autres activités) de planifier et de suivre les heures d'activité effectuées par semaine aux allocataires du RSA.
Un département (ou toute autre instance) ayant en charge le suivi des bénéficiaires du RSA s'inscrit à la plateforme (essai gratuit pendant 3 mois) et commence à créer les comptes pour ses utilisateurs (ex: personnes amenées à utiliser la plateforme).
Le nombre d'utilisateurs est illimité dans la version payante et limité à 5 dans la version gratuite de démonstration. Parmi les utilisateurs, on distinguera :
L'inscription à la plateforme peut être demandé par email ou en utilisant le formulaire de contact disponible dans la partie publique de la plateforme. A réception de votre demande, nous vous transmettrons un contrat cadre à lire, compléter et signer. A réception du contrat cadre complété et signé, nous créerons votre compte et vous recevrez directement par email vos identifiants pour accéder et commencer à utiliser la plateforme.
La 2e étape consiste à enregistrer les bénéficiaires du RSA (BRSA) amenés à suivre des ateliers ou autres activités dans le cadre de l'expérimentation nationale. La liste des BRSA peut être importée directement à l'aide d'un fichier CSV qui sera récupéré au niveau de la plateforme (exportation de la liste des BRSA vide au démarrage et contenant la structure du fichier d'importation).
Le nombre de BRSA est illimité dans la version payante et limité à 50 dans la version gratuite de démonstration.
Les BRSA seront enregistrés avec un nombre d'heures hebdomadaires d'activités à réaliser et certains pourront être enregistrés comme étant “Non concerné” par le suivi des heures hebdomadaires d'activités, en fonction de leur situation individuelle de l'intéressé (ex: personnes “rencontrant des difficultés particulières et avérées, en raison de leur état de santé, de leur handicap ou de leur invalidité” pourront ne pas avoir à réaliser cette activité. Les personnes isolées “sans solution de garde pour un enfant de moins de 12 ans”).
La 3e étape consiste à créer les partenaires qui organisent ou sont susceptibles d'organiser des ateliers ou autres activités à destination des BRSA (ex : associations, chantiers d'insertion, organismes de formation, etc.). Pour chaque partenaire, au moins un contact sera créé et transformé (en 1 clic) en utilisateur de manière à donner un accès à cette personne à la plateforme pour qu'elle puisse ensuite planifier les activités organisées.
Le nombre de partenaires est illimité dans la version payante et limité à 10 dans la version gratuite de démonstration. Le nombre d'utilisateurs associés à un partenaire est illimité dans la version payante et limité à 2 dans la version gratuite de démonstration.
Parmi les utilisateurs, on distinguera :
Sur la plateforme, les partenaires pourront enregistrer et proposer des activités, en indiquant :
A noter que la durée (en heures) sera automatiquement calculée en fonction des créneaux horaires définis pour l'activité.
Il sera possible pour eux de voir le nombre et la liste des personnes inscrites. Cette liste permettra également d'attester de la présence (ou l'absence) et de la participation des BRSA inscrit
En cas d'annulation, une raison et un commentaire seront demandés afin d'en informer les référents des BRSA concernés.
Le nombre d'activités est illimité dans la version payante et limité à 20 par mois dans la version gratuite de démonstration.
Une activité suivra les étapes suivantes dans son “cycle de vie” :
Lorsqu'une activité sera proposée par un partenaire, les référents pourront y inscrire leur BRSA.
Une fois que le nombre minimum de personnes inscrites sera atteint l'activité sera alors confirmée. Le partenaire aura tout de même la possibilité d'annuler l'activité.
Une fois l'inscription du BRSA validée (par son référent), il sera possible de récupérer une convocation au format PDF à envoyer par email ou bien à imprimer papier pour un envoi par courrier ou remise en “mains propres”. Cette convocation indiquera les références du Site (émetteur), du BRSA, du partenaire et de l'activité : intitulé, lieu, date(s) et horaire(s)
Lors de la réalisation d'une activité, les organisateurs devront indiquer la présence ou l'absence des BRSA inscrits.
Une fois l'activité réalisée, il indiqueront que celle-ci a bien été réalisée.
En cas d'oubli d'indiquer les présences et les absences, une notification automatique sera envoyée chaque jour suivant aux organisateurs pour leur rappeler qu'ils doivent indiquer les présences et les absences à l'activité.
Au niveau de la plateforme, il sera donc possible de comptabiliser et rendre compte des heures d'activité réalisées pour chaque BRSA.
Des tableau de bord, des graphiques, des statistiques ou des listes pourront être établies, indiquant :
Les modules et fonctionnalités ci-dessus sont données à titre indicatif et constituent le socle de base de la plateforme suivi-brsa.fr.
Chaque client pourra demander des évolutions et/ou fonctionnalités complémentaires pour adapter la plateforme à ses besoins.